Советы для управления временем.

0

6.01.12

Управление временем необходимо как в профессиональной, так и в любой другой деятельности. Следующие практические советы помогут вам взять своё время под контроль, что, в конечном счёте, приведёт к более эффективному достижению ваших целей.

1. Ведите запись.

Одной из самых распространённых ошибок управления временем является ваша попытка использовать память с целью отслеживания большого количества деталей. Это приводит к информационной перегрузке и путанице в вашем мозгу. Ведя записи, вы берёте под контроль свои проекты и задачи, становясь более организованным.

2. Список приоритетов.

Определение приоритетов и составление списка приоритетов способствует вашему сосредоточению на тех вещах, которые для вас имеют большое значение. Оцените свои задачи и создайте список приоритетов, начиная от самых важных задач, заканчивая тем, что для вас менее важно. Таким образом, большую часть своего времени вы будете тратить на то, что для вас действительно важно.

Создайте файлы для ваших бумаг, и держите их на поверхности вашего рабочего стола. Используйте систему распределения своих задач по срочности и важности, наиболее подходящую вам самим. Вы можете использовать любой расширяемый файл, который вы держите на рабочем столе, или один из ваших ящиков стола с файлами. Если у вас есть система, очистите стол и приложите усилия к созданию ясности и порядка.

Файл «СЕГОДНЯ» для бумаг, работа с которыми должна быть выполнена сегодня.

Файл «ЭТА НЕДЕЛЯ» для бумаг, работа с которыми должна быть выполнена на этой неделе.

Файл «ЧТЕНИЕ» для вещей, которые необходимо прочитать, можете брать это с собой, когда вы путешествуете.

Файл «СООБЩЕНИЯ» для бумаг, содержащих отчёты и доклады которые необходимо огласить.

Файл «ИДЕИ» для списка идей и другой соответствующей информации, ссылок. Если к вам пришла хорошая идея, кратко запишите её в этот список, чтобы не забыть о ней. Обращайтесь к этому файлу для решения проблем или планирования.

Файл «ДЕЙСТВИЯ» – список действий, он будет обсуждён в пятом пункте этой статьи.

Файл «ПРОЧЕЕ» – для всего остального.

3. Планирование недели.

Уделите себе время в конце или начале каждой недели, чтобы составить план своих действий на ближайшие семь дней. Время, потраченное на составление плана, окупится вдвойне, приведя к повышению вашей производительности и к установлению баланса между вашими долгосрочными проектами и неотложными задачами. На составление плана на неделю вам потребуется всего-лишь около получаса.

4. Носите с собой блокнот.

Будучи вне своего офиса или дома, где-нибудь в автобусе или в машине, вы можете быть озарены гениальной идеей или мыслью, которую следует обязательно сохранить. Но что делать, если у вас нет возможности её записать? Полагаться на память можно, но не исключено, что вы просто забудете свою идею. Поэтому, старайтесь повсюду носить с собой небольшой блокнот или диктофон, чтобы иметь возможность записать свои идеи.

5. Научитесь говорить нет.

Многие из нас бывают перегруженными слишком большим объёмом работы из-за своей привычки говорить «да», когда следовало бы говорить нет. Научитесь говорить «нет», если запрос другого человека имеет очень низкий уровень приоритетности. Так вы освободите своё время на то, что для вас более важно.

6. Думайте, прежде чем действовать.

Бывало ли, что вы говорили «да», но позже жалели об этом? Перед решением какой-либо задачи задумайтесь о её последствиях и её важности. Не торопитесь действовать, но и не переусердствуйте с размышлениями. Небольшое раздумье перед совершением действий позволит вам освободить часть своего времени на решение более важных задач.

7. Постоянно совершенствуйтесь.

Определите время в своём недельном плане на совершенствование своих знаний, навыков и способностей. Например, вы можете посетить семинар, прочесть книгу или посмотреть обучающее видео. Постоянное совершенствование навыков и получение новых знаний повысит вашу конкурентоспособность, поможет вам в продвижении по службе, к тому же, это самый надёжный путь к финансовой независимости.

8. Будьте осознанны в том, что вы делаете.

Регулярная оценка того, как вы тратите своё время, может принести ощутимую пользу. Так, вы можете прийти к выводу, что ваши нынешние действия уже не служат вашей цели, поэтому вы сможете тратить своё время на что-то более ценное, что-то, что способствует достижению ваших целей.

9. Использование системы управления временем.

Система управления временем поможет вам отслеживать ваши задачи, организовывать и составлять приоритеты в вашей работе, а также, разработать обоснованный план её завершения. Внедрив систему управления в свою трудовую деятельность, вы объедините большинство инструментов управления временем, что приведёт к более эффективному использованию времени. Система управления временем предполагает индивидуальный подход, вы включаете в свою систему те инструменты, которые больше всего подходят именно вам.

10. Выявление вредных привычек.

Проявите к себе внимание и выявите те вредные привычки, которые отнимают у вас время, мешают достижению ваших целей и стоят преградой на вашем пути к успеху. Составьте список этих привычек и начните систематическое устранение одной привычки за другой. Примите к сведению, что лучшим способом устранение дурной привычки, является её замена на позитивную привычку, приносящую вам пользу.

11. Не делайте работу других людей.

Вы имеете пристрастие делать работу других людей из-за того, что хотите казаться героем? Делая это, вы лишаетесь времени, которое могли бы использовать в своих интересах. Вместо того чтобы делать работу других людей, сосредоточьтесь на своих собственных проектах и целях. Научитесь эффективному разделению полномочий, а если потребуется, научите других людей, как делать их собственную работу.

12. Заведите журнал целей.

Включите в свой план время на установку и оценку ваших целей. Заведите журнал и записывайте ваш прогресс для каждой вашей цели. Возвращайтесь к обзору своего журнала целей каждую неделю, это позволит вам быть уверенным в том, что вы движетесь в правильном направлении.

13. Избавьтесь от перфекционизма.

Решение некоторых ваших задач не должно быть выполнено идеально. К примеру, напишите и отправьте коллеге краткое письмо, потратив на это не более нескольких минут. Научитесь видеть разницу между задачами, которые необходимо решить превосходно, и задачами, которые просто следует решить.

14. Остерегайтесь «завала» задач.

Если ваш список до предела наполнен важными задачами, постарайтесь отказаться от наполнения его другими делами. Такие вещи, как организация вашего книжного шкафа или систематизация ваших бумаг может подождать до тех пор, пока вы не решите задачи, имеющие более высокий приоритет.

Завершающий недельный обзор и очистка. Пятница – отличный день для подведения итогов. Определите 30 минут в вашем расписании для ведения завершающего недельного обзора.

Обработайте свои заметки. Сделайте обзор журнальных записей, отметок заседаний и других заметок, превратите их в соответствующие пункты действий.

Сделайте обзор расписания действий прошлой недели, обновите список действий.

Проверьте свою электронную почту для реализации действий, перемещения некоторых сообщений для дальнейшего рассмотрения в свободное время.

Сделайте обзор списка действий и отметьте все завершённые действия.

Совершите регулярные действия по обслуживанию, например, резервное копирование файлов компьютера, полив растений и так далее.

Очистите свою голову путём записи идей, создания расписания необходимых для завершения действий, пересмотра расписания на следующую неделю и планирования времени.

15. Избегайте ловушек эффективности.

Если вы эффективно выполняете ту или иную задачу, это не означает, что вы в настоящий момент эффективно используете своё время. Избегайте решения тех задач, которые вы способны эффективно выполнить, но которые в настоящий момент не имеют значения для достижения ваших целей. То, что вы заняты и решаете задачи, не означает, что вы достигаете чего-то значительного.

Подготовлено с помощью статьи Роджера Констендса.

    | раздел:      | метки: , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,